Kontrolný zoznam ITAD
Vykonajte náležitú starostlivosť, položte správne otázky a vopred vykonajte náležitý výskum.
Budete šťastní, že ste to urobili.
Vieme príliš dobre, že proces nakladania s IT zariadeniami (ITAD) nie je taký jednoduchý ako “mimo dohľadu, mimo mysle”. Ak sa neprijmú správne kroky, existujú prísne regulačné a reputačné pokuty, ktoré môžu výrazne ovplyvniť budúcnosť vašej organizácie. Či už sa chcete zbaviť vybavenia, ktoré má vaša spoločnosť v sklade alebo chcete zmeniť dodávateľov ITAD, je dôležité, aby ste vyhľadali profesionálnu podporu.
Existuje veľa poskytovateľov ITAD, každý s rôznym stupňom služieb, kvôli čomu nie je výberový proces taký jednoduchý. Avšak, môžete začať položením nasledujúcich otázok svojmu súčasnému alebo budúcemu poskytovateľovi ITAD:
Aké služby sú ponúkané? Sú úplné a sú použiteľné vo všetkých oblastiach procesu dispozície, ktoré požaduje vaša organizácia?
Pri začatí procesu preverovania sa najskôr opýtajte, či služby poskytovateľa zodpovedajú vašim potrebám a či sú dostatočne komplexné na to, aby nevznikli problémy s kompatibilitou. Náklady môžu rýchlo stúpať, ak je váš poskytovateľ príliš závislý od subdodávok, aby pokryl chýbajúce oblasti. Náklady sa prenesú na vás a sledovanie zariadení môže byť ťažké. Je tiež dôležité venovať pozornosť objemu vybavenia. Je poskytovateľ dobre vybavený na to, aby zvládol veľké operácie bez toho, aby ste potrebovali pomoc z vonku? Pozoruhodnými príkladmi sú služby, ako je mazanie údajov na mieste, mazanie na diaľku, recyklácia a opravy. Ešte viac príkladov nájdete na stránke služieb spoločnosti EPC.
Aké certifikácie má poskytovateľ ITAD a rozširujú ich na medzinárodné miesta?
Kontrola prihlasovacích údajov poskytovateľa ITAD je štandardný postup, ale niekedy môže z dlhodobého hľadiska vaša organizácia prehliadnuť medzinárodné potreby. Zaistite, aby váš poskytovateľ vyhovoval a aby bol certifikovaný na najprísnejšie normy v odvetví. Ak nie ste si istý, čo máte hľadať, navštívte glosár spoločnosti EPC, kde sa dozviete viac o niektorých popredných akreditačných orgánoch v ITAD.
Ako sú údaje počas procesu dispozície chránené a aké opatrenia na zabezpečenie zodpovednosti sú zavedené?
Požiadajte svojho poskytovateľa o podrobnosti o tom, ako zaisťuje ochranu zariadení počas prepravy a keď dorazia do spracovateľských zariadení. Existuje bezpečný reťazec správy? Ktoré strany majú prístup k zariadeniam a aké bezpečnostné protokoly na mieste majú zavedené? Čo je dôležité, mali by ste poznať aj ich proces sanitácie a či je certifikovaný. Napríklad, spoločnosť EPC sanituje pevné disky procesom prepísania certifikovaným NAID.
Aký flexibilný je poskytovateľ ITAD pri vývoji zákazníckych služieb, ktoré sú špecifické pre potreby vašej organizácie?
Každá organizácia je iná a dodržiava iný súbor predpisov. Požiadajte svojho poskytovateľa o jeho skúsenosti s prácou s organizáciami, ktoré sú podobné tej vašej. Požiadajte o príbehy a referencie zákazníkov a požiadajte vašu vlastnú profesionálnu sieť o poskytovateľov, ktorí by sa vám mohli hodiť. Spoločnosť EPC tiež vyzýva organizácie, aby navštívili ich zariadenia a boli svedkami procesov na vlastnej koži.
Aká je ich úroveň odbornosti, pokiaľ ide o dodržiavanie predpisov a predpisy špecifické pre odvetvie vašej organizácie?
Ako už bolo spomenuté vyššie, poskytovatelia so štandardnými certifikáciami pre dané odvetvie sú dobre vybavení na to, aby splnili väčšinu štátnych a federálnych regulačných požiadaviek. Spýtajte sa na akékoľvek požiadavky špecifické pre vaše odvetvie a zistite, či je poskytovateľ schopný ich ľahko splniť.
Aká úroveň podávania správ sa poskytuje na preukázanie súladu vašej organizácie s regulačnými požiadavkami?
Je tiež dobré požiadať svojho potenciálneho dodávateľa ITAD o ich proces tvorby podávania správ. Ako získate prístup k informáciám a ako včas sa v systéme aktualizujú prijaté zariadenia? Aké typy prehľadov sú k dispozícii a v akých formátoch? Ak chcete ušetriť čas, opýtajte sa tiež na integráciu systému. Ak sa správy z auditu dajú prepojiť s vašimi, je možné dosiahnuť efektívnu úroveň automatizácie poskytovaním súhrnov správnym stranám.
Môže poskytovateľ ITAD preukázať svoju schopnosť maximalizovať návratnosť vyradených zariadení?
Renovácia zariadenia je pre konečný výsledok pre vašu organizáciu veľmi dôležitá. Jednoducho povedané, je to schopnosť vášho poskytovateľa ITAD maximalizovať hodnotu použiteľného zariadenia. Efektívny dodávateľ môže ľahko demonštrovať, ako pomohol svojim klientom získať hodnotu zo svojho vybavenia a ako táto hodnota formovala skutočné obchodné výsledky. Aký je ich prístup? Predávajú zariadenie celé alebo náhradné diely, keď to má zmysel? Nezabudnite aj na malé veci, ako je napríklad silná príručka pre balenie. To vám môže pomôcť minimalizovať škody a pri opätovnom predaji zvýšiť hodnotu.
Ako spoločnosť ITAD likviduje zariadenia po konci životnosti alebo pokazené zariadenia? Je tento proces zadaný subdodávateľom?
Je nevyhnutné naučiť sa, čo bude váš poskytovateľ robiť s vyradeným zariadením. Aký je ich plán na minimalizáciu odpadu a na likvidáciu škodlivých materiálov? Sú dobre informovaní o obehovom hospodárstve a o ďalších ekologických postupoch v oblasti IT? Je užitočné pochopiť, ktorá časť procesu recyklácie sa odovzdáva a kam smeruje.
Aká je úroveň kultúry a záväzku spoločnosti ITAD k environmentálne udržateľným procesom?
Poskytovateľ ITAD zameraný na udržateľnosť zavádza do praxe to, čo obhajuje. Dbajú na svoju vlastnú uhlíkovú stopu? Ponúkajú opravy, aby sa zariadenie dlhšie používalo? Angažujú sa vo svojej komunite a zasadzujú sa za ekologické úsilie? Obchodovanie s organizáciou, ktorá je rovnako ohľaduplná k životnému prostrediu, ako je tá vaša, vedie k zodpovednosti a k skutočnému dopadu. Spoločný súbor hodnôt je to, čo nás spája a potvrdzuje, že robíte správny výber.
Ako efektívna je úroveň podpory poskytovateľa ITAD?
Nájsť schopného poskytovateľa ITAD, ktorý spĺňa vaše preferencie, je skvelé, ale nemá zmysel, ak nemôžete získať náležitú podporu, keď ju potrebujete. Opýtajte sa na podrobnosti, ktoré sa týkajú komunikácie. Budete mať tím zameraný na vaše projekty? Sú komunikačné linky rovné a ľahko sa v nich orientuje? Napríklad, práca s nezávislým poskytovateľom ITAD môže ponúknuť rýchlejšiu podporu ako spolupráca s originálnym výrobcom (OEM), ktorý outsourcuje ich komunikáciu alebo dokonca celú zákazku a vytvárať kanály vrstiev na navigáciu. Ak preskočíte ich poradie, môžete získať včasnú podporu a chrániť svoju návratnosť investícií pred nestabilnými výkyvmi trhovej hodnoty v IT zariadeniach.
Spýtajte sa veteránov v odvetví
Zákazníci si vyberajú spoločnosť EPC kvôli našim znalostiam v odbore, vysokej miere flexibility a našej obrovskej globálnej stope. Jednoducho povedané, pomôžeme vašej organizácii aby zostala v súlade, bezpečná a konkurencieschopná.